ДООБ-2007: Cоветы "Как оформить текст письма"

Здравствуйте, друзья!

Учитывая, что значительная часть нашего общения будет происходить по электронной почте, хочется обратить ваше внимание на качество ваших писем.

К сожалению, почему-то в электронной переписке многие напрочь забывают элементарные нормы как культурные, так и пунктуационно-орфографические, стилистические. Иногда совершенно нет никакой возможности понять текст письма - обрывки мысли какие-то и все... А мы не телепаты, мыслей читать не умеем, а только тексты.

Поэтому предлагаем вам несколько рекомендаций по правильному оформлению текста писем.

Это советы общего характера, а на каждом конкретном этапе всегда будет четкое указание, как должно быть оформлено письмо с вашими ответами на задание именно этого этапа.

1) Обязательно указывайте id своей команды. И в теме письма, и в начале самого текста письма.

2) В конце письма подписывайтесь. Пишите имя-фамилию и ваш статус в олимпиаде (координатор команды, учитель биологии, член команды, технический консультант). Как минимум, хочется знать, с кем общаешься и назвать человека по имени в ответе.

На неподписанные письма я не гарантирую ответов.

3) Обязательно пишите тему в теме :-) Ведь не просто так в заголовке электронного письма помимо поля с адресом получателя есть поле "Тема". Грамотно заполненная тема существенно помогает в сортировке поступающих писем (особенно, когда их много - а у меня, поверьте, их очень много) и увеличивает скорость реакции на сообщение.

4) Разбивайте свой текст на небольшие смысловые абзацы, разделяя их пустой строкой или несколькими (по необходимости). Не надо для разделения абзацев использовать никаких художеств типа палочек (-------    //////    \\\\\), звездочек (*****) и т.п. Если есть желание красиво оформить свой материал, сделайте его в виде веб-сайта и укажите ссылку.

5) Следите за грамматическими и пунктуационными ошибками. Вы же не сдаете сочинение по литературе с ошибками. Некоторым за них двойки ставят, а некоторым - стыдно бывает (особенно за очевидные или грубые). Помимо этого, в том же Word'е и Outlook Express есть проверка правописания, которая помогаете найти и исправить ошибки.

Для того, чтобы ее настроить, надо:

• в Word в закладке "Сервис" - "Параметры" - "Правописание" - поставить "галочку" напротив "автоматически проверять орфографию"
• в Outlook Express 5 в закладка "Сервис" - "Параметры" - "Правописание" поставить "галочку" напротив "всегда проверять правописание перед отправкой"

6) Если кто-то сначала будут набирать текст в Word, а потом вставлять его в тело письма. Так вот подобные значки ?, L, ¦, v - это не что иное, как некорректно распознанные почтовой программой кавычки, тире, маркеры списка и т.п. Поэтому перед тем как отправить свое письмо по меньшей мере просмотрите текст и исправьте эти символы на корректные знаки препинания. А еще лучше сразу:

• для составления списков ставьте черточки (-) вручную, а не используйте автоматический список Word (его кстати можно отключить: "Сервис" - "Автозамена" - "Автоформат" - убрать "галочку" напротив "маркированным спискам" )

• вместо кавычек елочкой (<< >>) сделайте обычные кавычки (") - "Сервис" - "Автозамена" - "Автоформат при вводе" и "Автоформат" - убрать "галочку" в разделе "Заменять при вводе" / "Заменять" напротив "прямые кавычки парными".

Также стоит убрать "галочки" и напротив других пунктов: "английские порядковые на верхний индекс", "дроби (1/2) на соответствующие символы"...

7) Между словами в предложении должен стоять 1 пробел и никоим образом больше, даже от переизбытка чувств. А то некоторые умудряются и по 4 лишних пробела ставить. Каждый символ - 1 байт. Кажется мало, а если в тесте 300 лишних пробелов - это уже 300 байт. Так и набирается...

Если вы не уверены, что не поставили лишних пробелов, то перед отправкой скопируйте текст в тот же Word и запустите функцию "Заменить" (в меню "Правка") и в строке "Найти:" поставьте 2 пробела, а в строке "Заменить на:" 1 пробел, а потом "Заменить все" и снова "Заменить все" и еще пару раз. На тот случай если вы поставили 4 или больше пробелов. Пока замена не "доложит" о 0 замен.

Кстати, имейте в виду, что пробел между цифрой и точкой, а также между скобками и текстом в них не ставиться. Например, 1. и (дети пошли заниматься в класс)

8) Если в своих письмах вы ссылаетесь на какой-то сайт или его страничку, то обязательно пишите название сайта и прямой URL (т.е. уникальный идентификатор ресурса или проще - адрес сайта в Интернет) на соответствующую страницу. Не забывайте в начале ссылки писать http://.

Например, ссылаясь на наш сайт, я пишу "более подробную информацию о проекте вы можете найти на сайте ДООБ - http://eduland.to/doo-bio". Или "график работы можно увидеть на сайте ДООБ - http://eduland.ru/doo-bio/go.htm" . Обратите внимание, что ссылки в обоих случаях разные. В первом примере я ссылалась на сайт в целом и поэтому указала URL главной страницы, а во втором - конкретно на сроки проекта и поставила URL страницы "Ход олимпиады", на которой эти сроки указаны.

9) В своих инструкциях мы просим участников присылать только текстовые письма в кодировке KOI-8R. За отправку письма в html-оформлении команда может потерять баллы. Это делается для того, чтобы уменьшить объем отправляемой информации за счет удаления ненужных символов от Microsoft в html-оформлении. А также уменьшать возможность "встройки" в письмо вирусов и т.п. опасных элементов.

Те, кто пользуются почтовой программой Outlook Express 5.5, могут настроить ее на отправку текстовых сообщений таким образом: закладка "Сервис" - "Параметры" - "Отправка сообщений" - "Формат отправляемых сообщений" - поставить точку/галочку напротив "Обычный текст"

Если у вас другая версия Outlook Express, то путь в принципе тот же, но закладка "Отправка сообщений" может называться как-то иначе. Пройдитесь по всем существующим закладкам "Параметров", пока не найдете нужные вам слова - "Формат отправляемых сообщений" - "Обычный текст"

Надеемся, что эти не очень сложные советы помогут нам осуществлять коммуникации в олимпиаде более эффективно!