ДООБ-2006: Cоветы от организаторов "Как оформить текст письма"

Здравствуйте, друзья!

Перефразируя великого писателя, замечу, что "в письме должно быть все прекрасно: и содержание и оформление". Согласитесь, тяжело читать даже очень интересный тест, если в нем есть грамматические и пунктуационные ошибки, нет абзацев и вообще какие-то непонятные символы, типа ?, L, ¦, так называемый "мусор".

Вот несколько рекомендации по правильному оформлению текста писем:

1) Разбивайте свой текст на небольшие смысловые абзацы, разделяя их пустой строкой или несколькими (по необходимости). Не надо для разделения абзацев использовать никаких художеств типа палочек (-------    //////    \\\\\), звездочек (*****) и т.п. Если есть желание красиво оформить свой материал, сделайте его в виде веб-сайта и укажите ссылку.

Для примера можно посмотреть, как это делается в письмах от организаторов.

2) Следите за грамматическими и пунктуационными ошибками. Вы же не сдаете сочинение по литературе с ошибками. Некоторым за них двойки ставят, а некоторым - стыдно бывает (особенно за очевидные или грубые). Помимо этого, в том же Word'е и Outlook Express есть проверка правописания, которая помогаете найти и исправить ошибки.

Для того, чтобы ее настроить, надо:

• в Word в закладке "Сервис" - "Параметры" - "Правописание" - поставить "галочку" напротив "автоматически проверять орфографию"
• в Outlook Express 5 в закладка "Сервис" - "Параметры" - "Правописание" поставить "галочку" напротив "всегда проверять правописание перед отправкой"

3) Наверно, многие из вас сначала будут набирать текст в Word, а потом вставлять его в тело письма. Так вот подобные значки ?, L, ¦, v - это не что иное, как некорректно распознанные почтовой программой кавычки, тире, маркеры списка и т.п. Поэтому перед тем как отправить свое письмо по меньшей мере просмотрите текст и исправьте эти символы на корректные знаки препинания. А еще лучше сразу:

• для составления списков ставьте черточки (-) вручную, а не используйте автоматический список Word (его кстати можно отключить: "Сервис" - "Автозамена" - "Автоформат" - убрать "галочку" напротив "маркированным спискам" )

• вместо кавычек елочкой (<< >>) сделайте обычные кавычки (") - "Сервис" - "Автозамена" - "Автоформат при вводе" и "Автоформат" - убрать "галочку" в разделе "Заменять при вводе" / "Заменять" напротив "прямые кавычки парными".

Также стоит убрать "галочки" и напротив других пунктов: "английские порядковые на верхний индекс", "дроби (1/2) на соответствующие символы"...

4) Набирая текст в Word, отключайте (или не включайте) функцию автоматических переносов: закладка "Сервис" - "Язык" - "Расстановка переносов" - там не должно стоять галочек вообще (ни напротив "Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ", ни напротив "Автоматическая расстановка переносов". Иначе, вставляя текст с переносами в тело письма, есть вероятность получить слова с тире между слогами, например, биологи-ческий или уча-щиеся.

5) Между словами в предложении должен стоять 1 пробел и никоим образом больше, даже от переизбытка чувств. А то некоторые умудряются и по 4 лишних пробела ставить. Каждый символ - 1 байт. Кажется мало, а если в тесте 300 лишних пробелов - это уже 300 байт. Так и набирается...

Если вы не уверены, что не поставили лишних пробелов, то перед отправкой скопируйте текст в тот же Word и запустите функцию "Заменить" (в меню "Правка") и в строке "Найти:" поставьте 2 пробела, а в строке "Заменить на:" 1 пробел, а потом "Заменить все" и снова "Заменить все" и еще пару раз. На тот случай если вы поставили 4 или больше пробелов. Пока замена не "доложит" о 0 замен.

Кстати, имейте в виду, что пробел между цифрой и точкой, а также между скобками и текстом в них не ставиться. Например, 1. и (дети пошли заниматься в класс)

6) Если в своих письмах вы ссылаетесь на какой-то сайт или его страничку, то обязательно пишите название сайта и прямой URL (т.е. уникальный идентификатор ресурса или проще - адрес сайта в Интернет) на соответствующую страницу. Не забывайте в начале ссылки писать http://.

Например, ссылаясь на наш сайт, я пишу "более подробную информацию о проекте вы можете найти на сайте ДООБ - http://eduland.to/doo-bio". Или "график работы можно увидеть на сайте ДООБ - http://eduland.ru/doo-bio/go.htm" . Обратите внимание, что ссылки в обоих случаях разные. В первом примере я ссылалась на сайт в целом и поэтому указала URL главной страницы, а во втором - конкретно на сроки проекта и поставила URL страницы "Ход олимпиады", на которой эти сроки указаны.

7) В своих инструкциях мы просим участников присылать только текстовые письма в кодировке KOI-8R. За отправку письма в html-оформлении команда может потерять баллы. Это делается для того, чтобы уменьшить объем отправляемой информации за счет удаления ненужных символов от Microsoft в html-оформлении. А также уменьшать возможность "встройки" в письмо вирусов и т.п. опасных элементов.

Те, кто пользуются почтовой программой Outlook Express 5.5, могут настроить ее на отправку текстовых сообщений таким образом: закладка "Сервис" - "Параметры" - "Отправка сообщений" - "Формат отправляемых сообщений" - поставить точку/галочку напротив "Обычный текст"

Если у вас другая версия Outlook Express, то путь в принципе тот же, но закладка "Отправка сообщений" может называться как-то иначе. Пройдитесь по всем существующим закладкам "Параметров", пока не найдете нужные вам слова - "Формат отправляемых сообщений" - "Обычный текст"

Надеемся, что эти не очень сложные советы помогут нам осуществлять коммуникации в олимпиаде более эффективно!